Ve smyslu GDPR je možné osobní údaje (OÚ) subjektu údajů (nositele těchto OÚ – vlastníky nebo uživatele jednotek) zpracovávat pouze na základě splnění alespoň jedné z vymezených podmínek. Pro účely SVJ, BD a FO v postavení pronajímatele jako správců OÚ přichází v úvahu podmínky následující:
- udělení souhlasu subjektu údajů ke zpracování jeho OÚ pro jeden či více konkrétních účelů;
- zpracování OÚ je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů;
- zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.
SVJ, BD a FO v postavení pronajímatelů dochází ke zpracování osobních údajů téměř výlučně na základě nezbytnosti pro splnění právních povinností a na základě nezbytnosti pro splnění smlouvy (zejména nájemní). Tímto je tedy splněna jedna z povinných podmínek uvedených výše a ke zpracování takových osobních údajů za daným účelem se souhlas subjektu údajů (vlastníků a uživatelů jednotek) nevyžaduje.
Jako příklad zákonné povinnosti SVJ a BD lze uvést povinnost vést seznam svých členů, uchovávat dokumentaci domu a tedy identifikaci jednotky, vymáhat povinnosti členů apod., povinnost vyúčtovat služby a za tím účelem tedy evidovat platby bude povinností i pro FO v postavení pronajímatele.
Naopak jako příklad zákonné povinnosti ze strany vlastníků a uživatelů jednotek (nájemníků) je hlásit počet osob užívajících jednotku, případně i jejich jména a adresy. Další povinností vlastníků jednotek je řídit se pravidly pro správu domu a pro užívání společných částí (stanovami), přičemž na základě těchto pravidel může být rovněž vyžadováno zpracovávat určité osobní údaje, ať již přímé či nepřímé. Pro uživatele (nájemníky) jednotek a pro pronajímatele pak mohou vyplývat další povinnosti ze vzájemně uzavřené smlouvy.
Pokud jde o oprávněné zájmy správce či třetí strany, bude to např. situace, kdy vlastník nebo uživatel jednotky již jednotku nevlastní nebo neužívá, ale zpracování jeho osobních údajů bude nutné pro účely vymáhání nesplněné povinnosti (úhrada dluhu apod.) nebo škody. Zájmy správce však nesmí převýšit základní lidská práva a svobody.
Je však nutné podotknout, že pokud ke zpracování osobních údajů nedochází na základě plnění zákonné nebo smluvní povinnosti, nebo pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, pak je souhlas subjektu údajů vyžadován.
Závěrem lze tedy shrnout, že SVJ, BD a FO v postavení pronajímatelů ke zpracování osobních údajů za účelem splnění zákonné nebo smluvní povinnosti, nebo za účelem svých oprávněných zájmů, souhlas vlastníků nebo uživatelů jednotek nepotřebují.
Mgr. Zuzana Molíková, advokátka